SACHBEARBEITUNG ASSISTENZ REGIONALVERWALTUNG

STELLENAUSSCHREIBUNG
Sachbearbeitung Assistenz Regionalverwaltung

Sie möchten Teil unseres globalen Netzwerkes mit mehr als 150 Kulturinstituten werden? Dann kommen Sie zum Goethe-Institut São Paulo! Wir suchen eine*n engagierte*n Kollegen*in für die Sachbearbeitung als Assistenz im Bereich Regionalverwaltung, um die Aufgaben der Regionalleitung zu unterstützen. Mit Ihren Kenntnissen in der Finanzbuchhaltung und Ihrer Kommunikationsfähigkeit fungieren Sie als Schnittstelle zur Zentrale in München und den Instituten in Südamerika.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40h/Woche, Mo-Fr), Die Arbeitsbedingungen, einschließlich Vergütung, richten sich nach dem Vergütungssystem des Goethe-Institut São Paulo und werden durch die brasilianische Gesetzgebung geregelt (CLT - Consolidação das Leis do Trabalho). Beginn voraussichtlich Oktober 2024.

ÜBER UNS
Im Auftrag der Bundesrepublik Deutschland nimmt das Goethe-Institut e.V. Aufgaben der auswärtigen Kulturpolitik wahr. Ziele sind die Förderung der Kenntnis deutscher Sprache im Ausland, die Pflege der internationalen kulturellen Zusammenarbeit sowie die Vermittlung eines umfassenden Deutschlandbildes durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben.
Das Goethe-Institut Sao Paulo ist Regionalinstitut für die Region Südamerika (SAM). Die Sachbearbeitung Assistenz Regionalverwaltung wird hauptsächlich mit der Regionalleitung, die für alle Institute in Südamerika zuständig ist und ihren Sitz in São Paulo hat, zusammenarbeiten.

IHRE AUFGABEN UMFASSEN IM WESENTLICHEN

  • Sie wirken bei der Erstellung und dem Controlling der regionalen Finanzplanung sowie im Bereich der Personalverwaltung mit, in enger Abstimmung mit dem Regionalen Kaufmännischen Leiter (RKL)
  • Sie wirken bei der Überwachung der Wirtschaftlichkeit an den Instituten der Region SAM in enger Abstimmung mit dem RKL mit
  • Sie unterstützen bei der Koordination der Budgetneuverteilungen und Budgetverschiebungen
  • Sie erstellen Berichte und statistische Auswertungen im kaufmännischen Bereich und bereiten sie auf
  • Sie unterstützen bei der Erstellung der regionalen Zwischenabschlüsse und begleiten die regionalen Jahresabschlüsse SAM, zusammen mit dem RKL
  • Sie unterstützen beim Controlling der regionalen Stellenbesetzung und dem Formularwesen im Personalbereich
  • Sie sind Ansprechpartner*in für die Institute der Region bezüglich des zentralen Personalerfassungssystems (OKSS)
  • Sie sind Ansprechpartner für die Institute bei Fragen des Mittelabflusses, der zentralen und regionalen Vorgaben sowie grundsätzlichen Haushalts- und Verwaltungsfragen
  • Sie führen regionale Datensammlungen und -verarbeitung durch, unter anderem für Liegenschaftsangelegenheiten
  • Sie steuern Abfragen im Bereich der Administration an die Institute der Region und werten sie aus
  • Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von administrativen Sonderprojekten sowie Schulungen und Fortbildungen
  • Sie unterstützen die Koordination und begleiten operativ Änderungsprozesse in der Region zusammen mit dem RKL, zum Beispiel die Digitalisierung der Verwaltung
  • Sie wirken bei der Einweisung und Einarbeitung neuer Verwaltungsleiter*innen mit
  • Sie übernehmen administrative Aufgaben in der Region in enger Abstimmung mit dem RKL, zum Beispiel bei Vakanzen im Bereich der Verwaltung
  • Sie fungieren als Schnittstelle in der Kommunikation zwischen den operativen Bereichen der Abteilung Finanzen der Zentrale in München und den Verwaltungsleitungen der Institute der Region
  • Sie erledigen sonstige, mit der Verwaltung zusammenhängende Aufgaben
  • Sie unterstützen die Abteilungen der Goethe-Institute
SIE BRINGEN MIT
  • Einschlägiges Hochschulstudium bzw. kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Sehr gute bis muttersprachliche Kenntnisse (Wort und Schrift) in Deutsch
  • Sehr gute SAP-Kenntnisse (Module FI und CO) bzw. Vorerfahrung im Umgang mit Finanzbuchhaltungs-Software
  • Sehr gute Kenntnisse der Planungs- und Steuerungsinstrumente des Goethe-Instituts bzw. die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
  • Kenntnisse der Finanzbuchhaltung nach deutschem Recht (HGB)
  • Ausgezeichnete Kenntnisse der gängigen Büro-Software (MS-Office)
  • Ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich der Büro-Organisation und zur Datenanalyse
  • Sehr gute Arbeitsorganisation, Zeitmanagement und systematischer Weitblick
  • Hohe soziale und interkulturelle Kompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Hohe Belastbarkeit, ausgeprägte Bereitschaft zu Dienstreisen
  • Bereitschaft zu dauerhafter Fachfortbildung
  • Für nicht-brasilianische Bewerber*innen: ein gültiges Arbeits- und Aufenthaltsvisum und Carteira de Trabalho sind obligatorisch.
UNSER ANGEBOT
Vertragsregime CLT, vorzugsweise in Präsenz in São Paulo, Fernarbeit möglich. Mitarbeiter*innenvorteile:
  • Interkulturelles und vielfältiges Umfeld
  • Leicht erreichbare Lage (Pinheiros-Viertel)
  • 100% Rabatt für Deutschkurse und zertifizierende Deutschprüfungen
  • Mitgliedschaft im Sesc SP mit Zugang zu dessen Sport-, Kultur- und Gesundheitsangeboten
  • Möglichkeit für Mobilarbeitstage
  • Arbeitszeitkonto (Flexibles Arbeiten)
  • Betriebszugehörigkeitszuschuss
  • Verlängerter Mutter- und Vaterschaftsurlaub (Programa Empresa Cidadã)
  • Anteilige Erstattung der Krankenversicherung
  • Lebensmittelzuschuss
  • Essenszuschuss
HAT DIESE STELLE IHR INTERESSE GEWECKT? BEWERBEN SIE SICH!
Ihre Bewerbung in deutscher Sprache muss Folgendes enthalten:
  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben
  • Zeugnisse und Zertifikate
  • Referenzen
Senden Sie alle Unterlagen an die E-Mail-Adresse carreira-saopaulo@goethe.de mit dem Betreff Assistente Adm. Regional. Einsendefrist ist der 09.09.2024.
Unvollständige Bewerbungen oder Bewerbungen ohne Betreff werden nicht berücksichtigt.

Ihr Ansprechpartner:
Jörg Hayer, Regionale Kaufmännische Leitung der Region Südamerika
joerg.hayer@goethe.de