Beauftragte/r für die Bildungskooperation Deutsch (M/W/D)
Goethe-Institut London

Leitung der Verwaltung (m/w/d)

Geplanter Einstellungstermin: 02.09.2019 oder zum frühest möglichen Datum

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit. Darüber hinaus vermitteln wir ein umfassendes Deutschlandbild durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben. Als Arbeitgeber setzt sich das Goethe-Institut für eine vielfältige und integrative Gemeinschaft ein.
 

Das Goethe-Institut London sucht zum 02.09.2019 oder später eine Leitung der Verwaltung (m/w/d). Der Beschäftigungsumfang beträgt 39 Stunden pro Woche. Die Tätigkeit wird gemäß des aktuellen Vergütungsschemas für Ortskräfte der Goethe-Institute in Großbritannien vergütet. Das Einstellungsgehalt beträgt £33,609 p.a. Der Jahresurlaub beträgt 26 Tage zuzüglich englischer Feiertage und erhöht sich entsprechend der Dienstzugehörigkeit. Das Goethe-Institut stellt einen Beitragsplan für eine private Rentenversicherung zur Verfügung.

Als Leitung der Verwaltung umfassen Ihre Aufgaben:

  • Fachliche Führung der Mitarbeiter des Inneren Dienstes und der Buchhaltung
  • Rechts- und Sicherheitsangelegenheiten: Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Regionalen Kaufmännischen Leitung, eigenständige Überwachung von Verträgen und der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften (Brand- und Arbeitsschutz, Krisenmanagement)
  • Liegenschaftsverwaltung und Beschaffung: Koordination des Inneren Dienstes, einschließlich Ursachenermittlung bei Störungen/Schäden und Steuerung von Bauunterhalt und Baumaßnahmen, einschließlich Vergaben und Vertragswesen, zuständig für die Pflege des Raumprogramms (ASR), Beschaffung und Aussonderungen
  • Finanzwesen: Mitwirkung bei der Erstellung der Institutsplanung sowie der Budgetplanung und –überwachung in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und der Regionalen Kaufmännischen Leitung, zuständig für die Buchhaltung, Kassenprüfungen, Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse sowie Abrechnungen im Zuständigkeitsbereich der Verwaltung
  • Organisation und Berichtswesen: Unterstützung der Institutsleitung und der Regionalen Kaufmännischen Leitung im Berichtswesen, Steuerung und Optimierung von internen Arbeitsabläufen am Institut, Schulungen

Besondere aktuelle Projektaufgabe:

Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen: Im Rahmen eines strategischen regionalen Projektes soll die Leitung der Verwaltung (m/w/d) durch das Einbringen von neuen Ansätzen sowie eigenen Ideen maßgeblich zur Weiterentwicklung in diesem Bereich beitragen.

Perspektivisch:

Personalwesen: Dieser Aufgabenbereich ist perspektivisch für die Stelle vorgesehen, aber zunächst nicht dort angesiedelt. Er umfasst die Zuständigkeit für die Personalverwaltung einschließlich der arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte, Mitwirkung bei der Planung und Steuerung der Personalressourcen der Ortskräfte, Mitwirkung bei Einstellungen und weiteren Personalmaßnahmen, Erstellung von Arbeitsverträgen und Vergütungsschemata

Sie verfügen über:

  • gründliche Fachkenntnisse, die durch ein abgeschlossenes FH-Studium (z. B. Verwaltungsfachwirt, BWL), eine abgeschlossene Berufsausbildung für den gehobenen Verwaltungsdienst erworben wurden oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten. Dazu gehören:
  • betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Kenntnisse der Finanzbuchhaltung
  • sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
  • sehr gute SAP-Kenntnisse (FI und CO)
  • sehr gute Kenntnisse im Projektmanagement
  • sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse
  • Erfahrungen mit dem deutschen öffentlichen Haushaltsrecht (erwünscht)
  • Kenntnisse des britischen Arbeitsrechts (erwünscht)

Sie sind:

  • selbstständig, belastbar und arbeiten strukturiert
  • kommunikations- und teamfähig und verfügen über Management- und Personalführungskompetenz
  • flexibel, offen für Veränderungen und bringen eigene Ideen ein
  • IT-affin und experimentieren gern mit Tools und digitalen Lösungen
  • bereit, sich in die rechtlichen Strukturen im Vereinigten Königreich und/oder Deutschland einzuarbeiten

Bewerbungsschluss: 19.08.2019

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungseingänge ohne Nutzung unseres Bewerbungsformulars nicht berücksichtigt werden. Sie können das Formular auf Deutsch oder Englisch ausfüllen.

Bewerbungen sowie Rückfragen zur Stellenausschreibung bitte per E-mail an:
jobs-london@goethe.de


Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich im Zeitraum vom 26.08. bis 06.09.2019 stattfinden.