Stellenauschreibung
Moskau

Sachbearbeiter*in Assistenz der regionalen kaufmännischen Leitung am Goethe-Institut Moskau

Das Goethe-Institut sucht ab dem 01.10.2019 zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung  eine/-n engagierte/-n Kollegen/-innen als als Assistenz der regionalen kaufmännischen Leitung am Goethe-Institut Moskau. Die Bezahlung erfolgt nach dem lokalen Vergütungsschema für Ortskräfte. Die Stelle richtet sich nach russischem Arbeitsrecht und sind für Residenten der Russischen Föderation ausgeschrieben.
 
Ihre Aufgabengebiete umfassen im Wesentlichen:

Assistenz des regionalen kaufmännischen Leiters (RKL)

  • Terminkoordination in Abstimmung mit RKL
  • Vorbereitung, Koordination und Betreuung regionale Verwaltungstreffen, RAB im Auftrag und nach Rücksprache mit RKL bzw. Regionalleitung inkl. Reiselogistik und finanztechnischer Abwicklung
  • Koordination Ankunft, Weggang des entsandten Personals inkl. Meldewesen bei der Botschaft und Behörden im Auftrag des RKL, Ausstellung von Verbalnoten, falls notwendig
  • Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen des RKL in Abstimmung mit RKL
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen des RKL in Abstimmung mit RKL
  • Führen der regionalen Ablage in Abstimmung mit dem regionalen Team
  • Schriftverkehr des RKL, Dolmetschen in Abstimmung mit RKL
Assistenz Organisation des Umzugs in die Zwischenunterbringung
  • Koordination Termine mit Makler/UPDK /Umzugsunternehmen zu MietvertragsverhandlungenUmzug, etc.ggfs. Dolmetschen
  • Koordination Umzugsvorbereitungen, Workshops am Goethe-Institut Moskau
Sachbearbeitung:
  • Ansprechpartner für die Kommunikation mit den Verwaltungsleitungen und Institutsleitungen der Region
  • Koordination interner Prozesse
  • Recherche von Informationen und deren Aufbereitung in Abstimmung mit RKL
  • Koordination der regionalen Abfragen der Institut der Region im kaufmännischen Bereich und Meldewesen an die Zentrale im Auftrag des RKL bzw. Regionalleitung
  • Finanzabwicklung inkl. Kontierungswesen im Auftrag RKL
  • Betreuung des Bereiches regionale PE Maßnahmen im Auftrag RKL inkl. Finanztechnischem Kontierungswesen
  • Arbeit in den GI-internen Software Programmen (Intranet, Arbeitsräumen, PPS etc.) im Auftrag RKL
Mitarbeit:
  • bei der Aktualisierung von Geschäftsverteilungsplänen / Krisenlisten der Region
  • Prozessanpassungen und deren Dokumentation
  • Klärung der Fragen im Zuständigkeitsbereich
Stellvertretung Assistenz der Regionalleitung

Anforderungsprofil

  • hohes Konzentrationsvermögen und Belastbarkeit
  • Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
  • sehr gute Kenntnisse in MS Office inkl. Word, Excel und Präsentationsprogramme, wünschenswert auch SAP
  • ausgeprägt gutes Zahlenverständnis
  • Controllingkenntnisse wünschenswert;
  • Initiative und strategisches analytisches Denken.
  • Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber u.a. mit Blick auf den Personaldatenschutz.
  • Kaufmännische Ausbildung ggfs. vergleichbare Berufserfahrung
  • Deutschkenntnisse auf C2-Niveau einschließlich Fachlexik
  • Russischkenntnisse auf C2-Niveau einschließlich Fachlexik
  • Englischkenntnisse mindestens auf Ebene Intermediate B2

Hinweis:

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus
  • Motivationsschreiben
  • tabellarischer Lebenslauf
  • ggfs. Referenzen   
in deutscher Sprache bis spätestens 15. September 2019 per Email an personal-moskau@goethe.de
 
Bei Frage zum Verfahren können Sie sich an Herrn André Augustin (RKL OEZA) wenden
andre.augustin@goethe.de