Controlling und Personalverwaltung

Please note that this position requires excellent knowledge of German and because of this it is advertised in German.

Das Goethe-Institut Südafrika sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet bis zum 29. Februar 2024 eine*n Mitarbeiter*in für das Controlling und die Personalverwaltung. Der Beschäftigungsumfang beträgt 100% (40 Stunden pro Woche). Die Tätigkeit wird gemäß dem aktuellen Vergütungsschema für Ortskräfte des Goethe-Instituts in Südafrika vergütet.
Das Goethe-Institut e.V. ist eine Mittlerorganisation des Bundes, deren Ziele die Förderung der Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland, die Pflege der internationalen kulturellen Zusammenarbeit und die Vermittlung eines umfassenden Deutschlandbildes durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben sind.
 

Die Aufgaben umfassen:

Sachbearbeitung im Controlling für die Region Subsahara-Afrika
  • Unterstützung beim Monitoring der Finanzdaten der Goethe-Institute in der Region, v.a. bei
    • der Erstellung von regelmäßigen Finanzberichten und Adhoc-Analysen, u.a. Abweichungsanalysen zwischen Plan- und Ist-Daten aus den verschiedenen Systemen
    • der Validierung von Daten aus der Finanzbuchhaltung, z.B. Kostenarten, Kostenträger
    • dem Monitoring von Finanzabschlüssen (Monats- & Jahresabschlüsse) nach HGB und bei der Erstellung des regionalen Jahresabschlusses
  • Unterstützung bei der Schulung und Beratung der Instituts- und Verwaltungsleitungen der Goethe-Institute in der Region zu Finanzthemen und zur Software SAP-Analysis
  • Unterstützung bei der Durchführung von regionalen Abfragen und organisierte Ablage der Rückmeldungen
  • Mitwirkung bei der Bearbeitung von Anfragen im Rahmen von externen/internen Prüfungen
  • OKSS-Key-User und -Prüfer für die Region SSA

Personalsachbearbeitung für das Goethe-Institut Südafrika
  • Monatliche Vorbereitung & Prüfung der Gehälter inkl. Steuer- und Sozialversicherungspflichten und Kommunikation mit den externen Dienstleistern und Ämtern
  • Ansprechpartner für die Themen Kranken- und Rentenversicherung und Koordination und Zusammenarbeit mit dem Dienstleister
  • Pflege der Personalkostenübersicht, des Stellenbesetzungsplans und sonstigen personalbezogenen Übersichten und Statistiken
  • Durchführung der Reisekostenabrechnungen
  • Bearbeitung bei Neuzugängen, Abgängen und Vertragsänderungen von lokal Angestellten, insbesondere:
    • Dokumentation von Ausschreibungen,
    • Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Personalblättern, Annexen und sonstigen Personaldokumenten und Prüfung der Unterlagen von neuen Mitarbeiter*innen,
    • An- und Abmeldungen bei Ämtern, Kommunikation und Versand von Unterlagen an die Zentrale des Goethe-Instituts bzw. Eingabe der Information in SAP (OKSS),
    • Allgemeine Einführung in die Arbeitsbedingungen für neue Mitarbeiter*innen (Standardprozesse, Arbeitssicherheit, Urlaub etc.)
  • Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten in der Verwaltung

Anforderungen:
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Finanzen oder Personal
  • Erfahrungen im Controlling und/oder Kenntnisse im südafrikanischen Arbeitsrecht wünschenswert
  • Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und IT-Affinität, v.a. sehr gute Kenntnisse in Excel
  • SAP-Kenntnisse wünschenswert
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (Nachweis über Lesen und Schreiben mindestens auf Niveau C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens), sehr gute Englischkenntnisse
  • Bereitschaft sich in die Planungs- und Steuerungsinstrumente des Goethe-Instituts einzuarbeiten
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
  • Fähigkeit, sich in das bestehende Team zu integrieren sowie sehr gute soziale und interkulturelle Kompetenzen
  • Arbeitserlaubnis für Südafrika

Bewerbungsverfahren:
Bei Interesse senden Sie bitte die folgenden Bewerbungsunterlagen an anne-kathrin.kopp@goethe.de mit dem Betreff: Bewerbung Controlling & Personalverwaltung
  • Einen tabellarischen Lebenslauf
  • Ausbildungszeugnis / Hochschulzeugnis
  • Motivationsschreiben
  • Nachweis über sehr gute Deutschkenntnisse
  • Bei Nicht-Südafrikaner*innen: Nachweis einer gültigen Arbeitsgenehmigung

Die Bewerbungsfrist für diese Ausschreibung endet mit Ablauf des 31.01.2022. 

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Einwilligungserklärung hinzu:
„Ich willige in die Verarbeitung meiner, in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen, personenbezogenen Daten für die Zwecke des Aufnahmeverfahrens am Goethe-Institut ein.“

Wichtiger Hinweis zum Bewerbungsverfahren:
Es werden nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Diese Stellenanzeige wird nur in deutscher Sprache veröffentlicht, da sehr gute Deutschkenntnisse erforderlich sind.