Leitung der Verwaltung (M/W/D)

Die Bewerbungsfrist für dieses Stellenangebot ist abgelaufen.

Das Goethe-Institut e.V. ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit. Wir vermitteln ein umfassendes Deutschlandbild durch Information über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben in unserem Land.

Das Goethe-Institut Dänemark sucht zum 15.01.2020 eine*n Verwaltungsleiter*in in Vollzeit. Die Stelle richtet sich nach dänischem Arbeitsrecht und an Bewerber*innen mit Arbeitserlaubnis in Dänemark. Umzugskosten können nicht übernommen werden. Der Beschäftigungsumfang beträgt 37 Stunden pro Woche inkl. 30 Minuten Mittagspause. Das Einstellungsgehalt beträgt monatlich 36.569 DKK.

Kurzbeschreibung der Aufgaben

1. Finanzwesen:
  • Buchhaltung, Vorbereitung der Kassenprüfungen, Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Abrechnungen im Bereich der Verwaltung
  • Mitwirkung bei der Erstellung der Institutsplanung sowie der Budgetplanung und –überwachung in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung, Einhaltung haushaltsrelevanter Bestimmungen
2. Personalwesen:
  • zuständig für Personalverwaltung einschließlich der Einhaltung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Bedingungen des Gastlandes
  • Mitwirkung bei Planung und Steuerung der Ortskräfte-Personalressourcen
  • Mitwirkung bei Einstellung, Verwaltung und Ausscheiden von Personal
3. Liegenschaftsverwaltung und innerer Dienst:
  • zuständig für Bauunterhalt und Baumaßnahmen, Anschaffungen, Investitionen und Logistik, Unterbringungsfragen
  • Beschaffung, Einhaltung der Inventarisierungsvorschriften und Aussonderungsverfahren
  • Organisation von internen Arbeitsabläufen am Institut, Einsatz des dienstlichen Hauspersonals
4. Grundsatz-, Rechts- und Sicherheitsangelegenheiten:
  • Sicherheitsvorschriften (Brand- und Arbeitsschutz, Krisenmanagement)
  • Rechtsangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
  • Vergaben nach öffentlichem Vergaberecht und Vertragswesen, insbesondere Miet-, Kauf-, Leasing-, und Werkverträge
  • Mitwirkung bei Klärung von Statusfragen
  • Überwachung der Krisenliste und deren Aktualität
  • Kontakt mit lokalen Behörden
5. Berichtswesen:
  • Unterstützung der Institutsleitung bei der ordnungsgemäßen Handhabung und Durchführung des Berichtswesen
6. IT-Systemmanagement:

Perspektivisch: Dieser Aufgabenbereich ist perspektivisch für die Stelle vorgesehen, aber zunächst nicht dort angesiedelt. Er umfasst die Zuständigkeit für System- und Arbeitsplatzpflege, Benutzerbetreuung, Verwaltung der Hardware, Kontakt zwischen der Zentrale und der lokalen IT-Firma, Bestellung von Geräten und Ankauf von Verbrauchsmaterialien.

Sie verfügen über:

Gründliche Fachkenntnisse, die durch ein abgeschlossenes FH-Studium (z. B. Verwaltungsfachwirt, BWL), eine abgeschlossene Berufsausbildung für den gehobenen Verwaltungsdienst erworben wurden oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten.

Dazu gehören:
  • betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Kenntnisse der Finanzbuchhaltung
  • sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
  • sehr gute SAP-Kenntnisse (FI und CO)
  • sehr gute Kenntnisse im Projektmanagement
  • sehr gute deutsche und dänische Sprachkenntnisse
  • Erfahrungen mit dem deutschen öffentlichen Haushaltsrecht (erwünscht)
  • Kenntnisse des dänischen Arbeitsrechts (erwünscht)

Sie sind:

  • selbstständig, belastbar und strukturiert
  • kommunikations- und teamfähig mit Management- und Personalführungskompetenz
  • flexibel, offen für Veränderungen und bringen eigene Ideen ein
  • IT-affin und experimentieren gern mit Tools und digitalen Lösungen
  • bereit, sich in die rechtlichen Strukturen in Dänemark und/oder Deutschland einzuarbeiten.
Ihre Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf mit Foto, Zeugnissen, Empfehlungsschreiben etc.) richten Sie bitte bis zum 12.11.2019 per Email an Bettina Senff (Institutsleiterin): bettina.senff@goethe.de.
 
Die Auswahlgespräche finden am Goethe-Institut in Kopenhagen im Zeitraum
18.-20.11.2019
statt. Wir können eventuelle Reisekosten hierfür leider nicht erstatten.
 
Ihre Bewerbungsdaten werden selbstverständlich vertraulich behandelt, nur für diese Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Sie erklären sich, gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung, Art. 6 Abs. 1 lit. a mit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Bewerbung einverstanden. Sie können Ihrer Einwilligung jederzeit widersprechen, falls Sie Ihre Bewerbung zurückziehen möchten. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an folgende E-Mail-Adresse: bettina.senff@goethe.de. Ihre Bewerbungsdaten werden dann gelöscht.