Verwaltungsleiter/-in am Goethe-Institut Ghana

Verwaltungsleiter/-in am Goethe-Institut Ghana

Beschäftigungsumfang 100%
Vergütung nach lokalem Vergütungsschema, Gruppe V3

Wir suchen ab 1. Dezember 2019 (oder später) eine/-n engagierte/-n Verwaltungsleiter/-in für den Bereich Verwaltung des Goethe-Instituts Ghana.
 
Als Verwaltungsleiter/-in umfasst Ihr Aufgabengebiet im Wesentlichen
:
 

Finanzen

  • Budgetplanung und Budgetsteuerung des Mitteleinsatzes am Institut inkl. Personalkostencontrolling sowie Überwachung der Wirtschaftlichkeit
  • Erstellen von Hochrechnungen, Mehr- und Minderbedarfsmeldungen, Übertragmeldungen, Budgetverschiebungen
  • Finanzabschlüsse: Monats- und Jahresabschlüsse, Vorbereitung von Kassenprüfungen

Finanzbuchhaltung mit SAP /OSKA

  • Kasse- und Zahlungsverkehr
  • Überprüfung der Vorkontierungen (PPS)
  • Erstellen der Vorkontierungen für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
  • Überprüfung der Reisekostenabrechnungen

Personal / Personalverwaltung

  • Personalbetreuung sowie Unterstützung bei der Personalentwicklung
  • Fachaufsicht über die Arbeitsfelder der nachgeordneten Kolleginnen und Kollegen im Verwaltungsbereich   (SBBO, DHP) und Führung von Jahresgesprächen
  • Gehaltsbuchhaltung
  • Führung der PKÜ (Personalkostenübersicht)
  • Führung der Personalakten der Ortskräfte
  • Administrative Abwicklung von Personalmaßnahmen (Einstellung, Kündigung und Sonstiges)
  • Mitwirkung bei Klärung arbeitsrechtlicher Fragen
  • Laufende Aktualisierung des Stellenplans
  • Sachbearbeitung Steuern und Sozialversicherung; Überwachung und Einhaltung der entsprechenden Bestimmungen

Krisenmanagement

  • Überprüfung des Krisenkalenders und Dienstbereitschaft bei Krisen.

Liegenschaft

  • Überwachung von Miet-, Kauf,-Leasing und Versicherungsverträgen
  • Mitwirkung bei Planung und Umsetzung von Baumaßnahmen (BBN-Beantragung, Angebotseinholung etc.);
  • Mitwirkung bei der Aktualisierung des ASR-Programms
  • Überwachung und Einhaltung der Sicherheitsvorschriften des Gastlandes
  • Beschaffung, Inventarisierung und Aussonderung

Sonstiges

  • Aktualisierung des Unterschriftsprobenblattes
  • Steuerung der extern beauftragten Unternehmen für Sicherheit, Gärtnerarbeiten und regulären Instandhaltungsarbeiten
  • Mitwirkung bei der Klärung von Statusfragen des Instituts
  • Klärung grundsätzlicher Zollfragen
  • Mitwirkung bei Struktur- und Organisationsangelegenheiten
  • Erstellung des Entwurfs für den GVP
  • Erstellung bzw. Entwurf der Übergabeprotokolle IL / LVO
  • Erstellung verwaltungsrelevanter Statistiken und Berichte
  • Fachliche Beratung des IL im Bereich der Verwaltung

Tätigkeiten, die vom IL oder seinem Vertreter ausnahmsweise angeordnet werden

 Anforderungen

  • Abitur, Abgeschlossenes Hochschulstudium Finanz- und Rechnungswesen oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Verwaltung
  • Arbeitserfahrung im Verwaltungsbereich
  • Kenntnisse im Umgang mit der Finanzbuchhaltung SAP/OSKA
  • Sehr gute IT-Kompetenz
  • Sehr gute Beherrschung der deutschen (C1-Niveau) sowie der englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
  • Ausgeprägte soziale und interkulturelle Kompetenz
  • Kenntnisse im Umgang und in der Kommunikation mit lokalen Behörden
  • Kenntnisse im Kulturbereich erwünscht

Wichtiger Hinweis zum Bewerbungsverfahren
  • Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit einem Motivationsschreiben auf DEUTSCH und allen erforderlichen Unterlagen und Referenzen per E-Mail an heike.friesel@goethe.de
  • Die Bewerbung für diese Ausschreibung endet am 8.11.2019. Wir danken für Ihr Verständnis, dass Bewerbungen nach Eingang der Bewerbungsfrist grundsätzlich nicht mehr berücksichtigt werden können.
  • Das Auswahlgespräch wird in deutscher Sprache durchgeführt.

Ihre Ansprechpartnerin:
Heike Friesel
Leiterin des Goethe-Institut Ghana
Tel.: +233 302 776 764,
 heike.friesel@goethe.de