Offizielle Nachrichten formuliert man in korrekter Rechtschreibung und einem möglichst höflichen Stil. 
In Bitten oder Vorschlägen benutzt man oft den Konjunktiv II:
Ich würde vorschlagen …
Könnten Sie bitte …

Man schreibt eher formell und verwendet zum Beispiel keine umgangssprachlichen Wendungen.
Der Betreff sollte kurz und klar formuliert werden.
Bei der Anrede unbekannter Personen verwendet man immer
Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …
Besteht der Kontakt schon länger ist Liebe Frau … / Lieber Herr …, auch üblich.

Trägt die Person einen Titel wie Doktor oder Professor, darf man diesen nicht vergessen. Man verwendet in der Anrede aber immer nur den höchsten Titel:
Sehr geehrter Herr Professor Doktor Meyer, 

Als Grußformel sind Mit freundlichen Grüßen oder Beste Grüße geeignet. Je nach dem, wann man die E-Mail schickt, ist es auch üblich, dem Empfänger am Ende der Nachricht Ein schönes Wochenende zu wünschen.

In der Regel haben offizielle Nachrichten unter dem Namen des Absenders am Ende eine E-Mail-Signatur.
In dieser findet man meist Informationen zur Position der Person, den Namen und die Adresse und Internetadresse der Firma sowie Informationen, wie man die Person bzw. die Firma per E-Mail und Telefon erreichen kann.

Geschäftliche E-Mails sollte man innerhalb von etwa 24 Stunden beantworten, außer am Wochenende.
Falls man Urlaub hat oder beruflich unterwegs ist und keine E-Mails bearbeiten kann, sollte man eine Abwesenheitsnotiz einrichten. So informiert man die Schreibenden darüber, wie lange man nicht erreichbar ist.