Mesdames, Messieurs,
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au présent appel d'offres.
Par la présente, nous vous invitons à soumettre une offre. Vous trouverez ci-joint les informations générales, les conditions et les formulaires nécessaires à cet effet. Les conditions d'appel d'offres suivantes sont applicables.
Avec nos meilleures salutations
Dr. Stefanie Peter
Directrice
Anlagen:
Conditions de l'appel d'offre
I. Objet de l‘appel d’offre :
Le présent appel à manifestation d‘intérêt a pour objet la sélection d’un prestataire en charge de la gestion de l’espace restauration du nouveau bâtiment du Goethe-Institut Sénégal à partir d’octobre 2025 et pour une durée minimum de 3 ans renouvelable.
Pour une description détaillée de la prestation demandée, veuillez-vous référer à l'annexe A "Description des prestations".
II. Dispositions générales
Le pouvoir adjudicateur procède conformément à l'UVgO. En outre, les dispositions d'adjudication et les explications ci-après s'appliquent au soumissionnaire.
Les documents d'adjudication ne peuvent être utilisés que dans le cadre du présent appel d'offres. Toute publication et transmission à des tiers (même par extraits) est interdite sans l'autorisation expresse du service adjudicateur.
Les informations complémentaires ou rectificatives relatives à l'appel d'offres seront communiquées par écrit à tous les soumissionnaires par courrier électronique.
III. Remarques et conditions pour l'établissement d'une offre
1. Forme de l'offre
L'offre, y compris les annexes, doit être rédigée par écrit en allemand ou en français, datée et signée. Elle doit être complète et contenir toutes les indications, preuves et explications demandées.
Le prix indiqué dans l'offre pour le montant du bail doit être exprimé en F CFA, sans tenir compte de la TVA.
Les secrets de fabrication, d'entreprise ou d'affaires doivent être indiqués en conséquence dans les documents relatifs à l'offre.
Les éventuelles modifications et ajouts apportés par le soumissionnaire à ses inscriptions doivent être incontestables ; les inscriptions doivent être indélébiles. Les modifications et les ajouts apportés aux documents de l'appel d'offres et aux annexes à présenter ne sont pas autorisés et entraînent l'exclusion du soumissionnaire.
Les documents doivent être envoyés sous forme numérique par courrier électronique à Mme Seraina Robino-Diatta, chargée immobilier, seraina.robino@goethe.de avec la mention "AO - Bistro GI Dakar" en objet.
Les offres ainsi soumises sont garanties de n'être ouvertes qu'après la date limite de remise des offres.
2. Délais de présentation des offres
Les offres complètes doivent être remises avant le 15 juillet 2025 à 14h UTC
Ce délai est un délai de rigueur ; les offres reçues hors délai ne peuvent être prises en considération, sauf si le soumissionnaire peut prouver que le retard ne lui est pas imputable.
Le délai d'adjudication commence à courir à l'expiration du délai de soumission des offres. Il est prévu que le pouvoir adjudicateur décide de l'attribution du marché dans un délai de sept jours ouvrables et informe les soumissionnaires* non retenus. Le contractant est lié par son offre jusqu'à fin aout 2025.
IV. Validité des offres
Les offres restent valables pendant une période de 120 jours ou 4 mois à compter du délai fixé pour la réception des propositions.
L'Institut Goethe se réserve le droit de ne pas prendre en considération le présent appel d'offres.
3. Contenu et structure de l'offre
L'offre est faite sur la base du VOL/B, du cahier des charges (annexe A) et du modèle de contrat pré-rempli (annexe E), qui ne doivent pas être modifiés par le/la soumissionnaire. Le contrat sera complété après l'attribution du marché, en tenant compte de l'offre du soumissionnaire auquel le marché a été attribué. Il ne doit pas être retourné avec l'offre.
Les conditions générales du soumissionnaire ne sont pas autorisées. Les offres qui en contiennent seront obligatoirement exclues.
L'offre doit être entièrement structurée comme suit et doit contenir exclusivement les documents énumérés ci-dessous et être signée par le soumissionnaire de manière à l'engager juridiquement.
Un courriel informel. Outre l'objet et la formule de politesse, ce courriel ne doit contenir que la phrase suivante :
"Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à notre offre en tant qu'annexes au contrat que nous faisons également l'objet de notre offre".
L’offre, avec une prise de position sur chaque point du cahier des charges, notamment en ce qui concerne les critères d'attribution décisifs, et la présentation du prix global décomposé de l'offre.
L'offre doit être complète et contenir le prix et toutes les autres informations et déclarations requises. Le fait que l'offre soit incomplète (y compris l'absence de certaines déclarations demandées) peut entraîner son exclusion.
4. offres annexes
Les offres annexes ne sont pas autorisées.
5. Modification, correction et retrait d'offres
Les modifications ou corrections ultérieures des offres doivent être signalées comme telles et envoyées par voie électronique (sous la même forme que l'offre elle-même et avec la mention "avenant Bistro Goethe-Institut"). Les modifications ou corrections ne sont autorisées que jusqu'à la date limite de remise des offres.
Les offres peuvent être retirées jusqu'à l'expiration du délai de soumission.
Le Goethe-Institut se réserve le droit d'apporter des modifications détaillées aux documents de l'appel d'offres, au plus tard 10 jours avant la date limite de soumission des offres.
Les candidats doivent ensuite répondre sur la base des documents modifiés de l'appel d'offres, sans pouvoir faire valoir aucune revendication à cet égard.
Si le délai de soumission des offres est prolongé pendant l'examen des documents par les candidats, la disposition ci-dessus s'applique à partir de la nouvelle date.
6. Conditions de participation :
La participation à la concurrence est ouverte à égalité de conditions à toutes les sociétés régulièrement installées au Sénégal, spécialisées dans le domaine de la restauration.
7. Conditions
7.1. Compétences requises du prestataire.
Une formation dans le domaine de la gastronomie ou une formation équivalente ainsi qu'une expérience de plusieurs années dans la gastronomie sont indispensables. Si vous dirigez une entreprise, votre activité devrait idéalement se concentrer principalement sur l'exploitation de restaurants. Une expérience en gestion est également la bienvenue. Si vous postulez en tant qu'entreprise, celle-ci doit être dûment enregistrée.
7.2. Visite obligatoire des lieux
Les candidats doivent effectuer une visite obligatoire du site avant de soumettre leur offre.
Le bâtiment est actuellement en construction, mais les candidats sont invités à visiter le chantier.
Cette visite doit avoir lieu pendant la période de publication de l'appel d'offres.
Un certificat de visite doit être signé par le responsable du chantier chargé de la visite (voir les modèles de certificats de visite à joindre) et être annexé à l'offre soumise par le candidat.
Le Goethe-Institut se réserve le droit d'organiser une visite commune dont la date sera communiquée aux candidats.
Le candidat doit donc contacter la personne responsable par e-mail à l'adresse seraina.robino@goethe.de, avec l'objet : AO - Bistro GI Dakar - visite du site.
8. Déroulement de la procédure d'appel d'offres
Le maître d'ouvrage examine les offres reçues et les évalue en fonction des critères d'attribution mentionnés et de la pondération indiquée à cet effet (Annexe D "Critères d'évaluation").
Le marché sera attribué à l'offre la plus économique et la plus créative.
La décision d'attribution sera communiquée par écrit par e-mail dans le délai d'attribution.
L'attribution du marché est subordonnée à l'acceptation par l'autorité adjudicatrice de l'offre soumise par le soumissionnaire. Le contrat sera conclu aux conditions mentionnées dans l'appel d'offres. Cela s'applique sans préjudice d'une éventuelle détermination écrite ultérieure ; la signature séparée du document contractuel par les parties a un caractère déclaratif.
Une offre est considérée comme non acceptée si aucun marché n'a été attribué avant l'expiration du délai d'attribution.
9. Critères de sélection et procédure d'attribution
9.1. Critères d'évaluation des offres
Critère - Qualité du projet (35 points)
Elle sera évaluée en fonction des éléments suivants :
-Le concept de l'établissement,
-Le type de restauration,
-L'adéquation de l'offre à l'environnement et au public de l'établissement,
-Les installations proposées
-Critère - Valeur technique (30 points)
Il sera évalué en fonction des éléments suivants :
-L'expérience du candidat en général et pour une prestation similaire.
-Le contenu du menu et la description des produits. (Comme décrit dans le cahier des charges, l'exploitant du bistrot doit proposer des plats simples ainsi qu'une offre de snacks à des prix très réduits pour les élèves pendant le déjeuner. En revanche, le bistrot peut être transformé en espace bar le soir et proposer des snacks plus élaborés.)
-Les prix pratiqués, le rapport qualité-prix,
-Le rythme de renouvellement du menu,
-L'organisation interne en termes de ressources humaines (profils et qualifications),
-L'organisation de la préparation des repas en dehors du site, la fourniture sur place et la gestion des déchets.
-Les moyens matériels utilisés,
-Les mesures de communication prévues.
Critère - L'approche environnementale (20 points)
Elle sera évaluée en fonction des éléments suivants :
-Liste des fournisseurs, sources d'approvisionnement et origine des produits,
-Description de la politique du candidat en matière de développement durable.
Critère - Faisabilité économique du projet (15 points)
Elle sera évaluée en fonction des éléments suivants :
-Le plan de financement préliminaire sommaire.
-La proposition de loyer
Le candidat reçoit une note pour chaque critère. La note globale est obtenue en additionnant les notes des différents critères. Le candidat ayant obtenu le score le plus élevé sera retenu.
Pour chaque critère, un classement est établi, de la meilleure offre (rang 1) à la deuxième meilleure (rang 2), etc.
En cas d'égalité sur un critère, les deux offres obtiennent le même rang (n), la prochaine offre obtient le rang n+2.
En cas d'égalité entre les candidats, le Goethe-Institut décide de la sélection de l'exploitant. La note pour le critère qualité du projet sera déterminante.
9.2. Procédure d'attribution
L'attribution se fait en deux étapes :
Étape 1 : Appel d'offres
Les candidats intéressés par la participation à l'AO sont invités à soumettre leur candidature et à fournir les documents décrits au chapitre 3. Les offres sont évaluées selon les critères décrits au chapitre 4.1. Les candidats les plus prometteurs sont ensuite invités à participer à une phase de négociation.
Étape 2 : Procédure de négociation
Ensuite, une procédure de négociation sera menée comme décrit ci-dessous.
9.3. Négociations
Après une première analyse des offres, le Goethe-Institut se réserve le droit de négocier avec le(s) candidat(s) ayant soumis l'offre la plus intéressante. Les négociations peuvent porter sur un ou tous les points mentionnés dans ce document.
Le Goethe-Institut peut également sélectionner le contractant uniquement sur la base des offres initiales sans négociation.
Si le Goethe-Institut décide de mener des négociations, celles-ci seront effectuées par e-mail et peuvent conduire à un entretien avec les candidats.
Il est possible que les candidats sélectionnés pour les négociations soient invités à proposer une dégustation.
À l'issue de cette phase de la procédure, les candidats doivent soumettre une contre-offre au Goethe-Institut, qui sera analysée selon les critères mentionnés à l'article 4.1 des présentes conditions d'appel d'offres.
9.4. Composition du jury
Le jury est composé d'experts du Goethe-Institut au Sénégal, du Goethe-Institut régional et du siège en Allemagne.
10. Questions concernant l'AO
Les candidats peuvent adresser leurs questions à l'adresse suivante :
seraina.robino@goethe.de, jusqu'à 15 jours avant la date limite de soumission des documents. Les réponses leur seront envoyées au plus tard 7 jours avant la date limite de soumission des documents.
11. Réclamations du soumissionnaire
Si le soumissionnaire estime que les documents d'appel d'offres contiennent des erreurs ou des contradictions et/ou qu'il y a, selon lui, une violation des règles de la procédure d'appel d'offres, il doit en informer immédiatement et avant la soumission de l'offre l'autorité adjudicatrice par voie électronique.
12. Comportements restrictifs de la concurrence
Les accords restrictifs de la concurrence (conformément à l'article 1 de la loi contre les restrictions de concurrence GWB) ne sont pas autorisés, en particulier les accords ou recommandations concernant
Les majorations de bénéfices
La participation aux bénéfices
Les prix à exiger
Le paiement d'indemnités de défaillance ou de compensations similaires
Les conditions de paiement, de livraison ou autres conditions contractuelles, dans la mesure où elles influencent directement ou indirectement le prix, sauf si elles sont exceptionnellement autorisées au cas par cas conformément à la GWB
La soumission ou la non-soumission d'offres
13. Divers
Les documents, échantillons, etc., envoyés à l'autorité adjudicatrice dans le cadre de l'appel d'offres ne seront pas retournés et deviendront, sauf accord contraire, la propriété de l'autorité adjudicatrice sans qu'il y ait droit à une rémunération.
Il est précisé que seuls les documents demandés seront pris en compte et que les documents supplémentaires ne sont pas souhaités.
Aucun frais ne sera remboursé pour la participation et la préparation des documents.
Cette lettre est destinée à rester chez l'offrant/l'offrante, veuillez ne pas la renvoyer avec l'offre.