Verwaltungsleiter*in

Das Goethe-Institut Südafrika sucht zum 01.10.2026 zunächst befristet bis zum 28.02.2029 eine*n Verwaltungsleiter*in des Goethe-Instituts Johannesburg. Der Beschäftigungsumfang beträgt 100% (40 Stunden pro Woche). Die Tätigkeit wird gemäß dem aktuellen Vergütungsschema für Lokal Beschäftigte des Goethe-Instituts in Südafrika vergütet.

Das Goethe-Institut e.V. ist eine Mittlerorganisation des Bundes, deren Ziele die Förderung der Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland, die Pflege der internationalen kulturellen Zusammenarbeit und die Vermittlung eines umfassenden Deutschlandbildes durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben sind.

Das wird von Ihnen erwartet:

• Liegenschaftsverwaltung: Zuständig für ASR-Programme, Instandhaltung, Baumaßnahmen, Ausstattung, Inventarisierung, Aussonderung, IT-Infrastruktur, Brandschutz
• Operations: Zuständig für das Prozessmanagement im Bereich Operation (u.a. Nutzung Dienstwagen, technische Veranstaltungsunterstützung, Rezeption, Reinigung, Import, Export, Zollabfertigung) inkl. Einsatzplanung & disziplinarische Führung der Mitarbeitenden im Service- und Infrastrukturbereich, Mitwirkung bei der Optimierung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe in der Verwaltung, Aktualisierung der schriftlichen Dokumentation interner Verwaltungsprozesse
• Finanzcontrolling: Zuständig für das Monitoring des Institutsbudgets, Überwachung von Planzielen, Steuerung des Ressourceneinsatzes inkl. Koordinierung von Hochrechnung und Planungen am Institut, Zuständig für die Aussteuerung des Budgets zum Jahresende, Vertretung des Kassenprüfers
• Sicherheitsangelegenheiten: Übernahme der Funktion des Operational Health & Safety Officers, Überwachung der Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen in Südafrika, Krisenmanagement,
• Grundsatz- und Rechtsfragen: Beratung der Institutsleitung bei rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Fragestellungen, Vorantreiben und Klärung von Status- und Steuerfragen des Instituts in enger Abstimmung mit RKL/RL inkl. Kommunikation mit Anwalts- und Steuerkanzleien und lokalen Behörden, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Anfragen im Rahmen von externen/internen Prüfungen, Verantwortung als Datenschutzbeauftragte*r des Instituts u.a. Zuständig für Verfahrensverzeichnis und Löschkonzepten 
• Einkauf / Beschaffung: Zuständig für Lager- und Büromaterialmanagement, Verantwortung für das Vertragsmanagement und Beschaffungsprozesse nach den Richtlinien des Goethe-Instituts, Zuständig für den Einkauf im Bereich Verwaltung inkl. Durchführung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen für das Institut, u.a. Security-Service, Transport-Service, Reinigungs-Service, Büromaterialien,
• Rechnungsbearbeitung: Zuständig für die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen des Verwaltungsbereichs
• Schulungen: Durchführung und Unterstützung bei institutsinternen und regionalen Schulungen auf Deutsch und Englisch

Der Einsatz bei Veranstaltungen am Abend und an Wochenenden gehört zum üblichen Aufgabenprofil und muss daher gewährleistet werden können.
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache sind aufgrund der Art der Tätigkeit und notwendige Kommunikation mit der Zentrale in Deutschland essenziell.

Das zeichnet Sie aus:

• Mehrjährige Führungserfahrung sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende wertschätzend zu führen, zu motivieren und weiterzuentwickeln
• Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise mit Schwerpunkt Verwaltung, Betriebswirtschaft, Finanzen, Facility Management, Operations Management oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in mindestens mehreren der genannten Aufgabenbereiche, insbesondere in den Bereichen Verwaltung, Liegenschaftsmanagement, Finanzen, Einkauf/Vergabe, Vertragsmanagement oder Sicherheit
• Erfahrung im Projektmanagement sowie in der Steuerung komplexer organisatorischer und bereichsübergreifender Vorhaben
• Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Planungskompetenz sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Termindruck strukturiert zu arbeiten
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich eigenständig in komplexe deutschsprachige Richtlinien, Regelwerke und Verwaltungsprozesse einzuarbeiten und diese sicher in der Praxis anzuwenden
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu bewerten und praxisorientierte Lösungen zu entwickeln
• Ausgeprägte Dienstleistungs-, Service- und Lösungsorientierung
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbereitschaft sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, zielgruppengerecht zu beraten, zu verhandeln und Schulungen durchzuführen
• Sehr gute soziale und interkulturelle Kompetenzen sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Behörden und Dienstleistern
• Hohes Maß an Integrität, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten
• Sehr gutes technisches Verständnis sowie sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Excel. Kenntnisse der Software SAP4Hana von Vorteil.
• Erfahrung in der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist von Vorteil
• Erfahrung in einem internationalen oder interkulturellen Arbeitsumfeld ist von Vorteil
• Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gültiger Führerschein
• Keine Vorstrafen oder anhängigen Verfahren
• Gültige Arbeitserlaubnis für Südafrika

• Ein freundliches und engagiertes Team.
• Eine Vergütung und Sozialleistungen nach dem lokalen Vergütungsschema des Goethe-Instituts Johannesburg.

 Bewerbungsverfahren:

Bei Interesse senden Sie bitte die folgenden Bewerbungsunterlagen an anne-kathrin.kopp@goethe.de mit dem Betreff: Bewerbung Verwaltungsleitung

• Einen tabellarischen Lebenslauf auf Deutsch
• Ausbildungszeugnisse / Hochschulzeugnisse
• Motivationsschreiben auf Deutsch
• Nachweise zu Qualifikationen  
• Bei Nicht-Südafrikaner*innen: Nachweis einer gültigen Arbeitsgenehmigung

Die Bewerbungsfrist für diese Ausschreibung endet mit Ablauf des 14.09.2026

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Einwilligungserklärung hinzu: „Ich willige in die Verarbeitung meiner, in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen, personenbezogenen Daten für die Zwecke des Aufnahmeverfahrens am Goethe-Institut ein.“

Es werden nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber mit Behinderung oder gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Visa und Einreisebestimmungen

Aufgrund der arbeitsrechtlichen Bestimmungen Südafrikas können wir nur Bewerbungen von Einwohnern Südafrikas oder Personen mit einer südafrikanischen Arbeitserlaubnis oder einem Arbeitsvisum entgegennehmen.
Haben Sie noch Fragen? Gerne steht Ihnen Anne-Kathrin Kopp, am Goethe-Institut Johannesburg unter
Anne-Kathrin.Kopp@goethe.de zur Verfügung.