Block 7

Sprich mit deinen Stakeholder*innen!

In diesem Block zeigen wir dir, wie du mit deinen Stakeholder*innen so ins Gespräch kommst, dass du deine Ideen überzeugend positionieren und Unterstützung gewinnen kannst.

Ob wir es wollen oder nicht – Bibliotheken existieren nicht im luftleeren Raum. Wie die meisten Institutionen sind auch sie eingebunden in interne Strukturen, Budgetvorgaben, Jahresplanungen und viele weitere Rahmenbedingungen. Häufig sind genau diese Faktoren der Grund dafür, dass neue Aktivitäten, Trainings oder Themen nicht umgesetzt werden können, selbst wenn innerhalb des Teams Interesse besteht. Zwar gibt es Förderprogramme, auf die Bibliotheken sich mit Projektideen bewerben können, doch auch diese Prozesse erfordern Zeit und Ressourcen – ohne Garantie auf Erfolg. Deshalb empfehlen wir, zunächst das eigene Umfeld in den Blick zu nehmen und Unterstützung bei den eigenen Stakeholder*innen vor Ort zu suchen. In diesem Block stellen wir dir Ansätze vor, wie du deine Ideen gegenüber denjenigen kommunizieren kannst, die über Ressourcen und Entscheidungsspielräume verfügen. Der Fokus liegt dabei auf KI-bezogenen Aktivitäten, die vorgestellten Überlegungen lassen sich jedoch ebenso auf andere Themen übertragen.

WIE DU MIT LOKALEN STAKEHOLDER*INNEN SPRICHST

Wenn du mit lokalen Stakeholder*innen – wie kommunalen Entscheidungsträger*innen, politischen Vertreter*innen oder anderen Akteur*innen – über KI in Bibliotheken sprichst und ihre Unterstützung gewinnen willst, brauchst du ein gutes Verständnis für die jeweilige Situation sowie Klarheit über deine eigene Rolle als Vertreter*in deiner Einrichtung. Das Ziel solcher Gespräche ist nicht, KI als Technologie zu bewerben, sondern aufzuzeigen, wie Bibliotheken in einer sich verändernden digitalen Welt zur Unterstützung von Bürger*innen beitragen können – und welche Rolle Stakeholder*innen dabei spielen, dies zu ermöglichen. Wenn Gespräche bei den Bedürfnissen der Community, Vertrauen und gesellschaftlicher Verantwortung ansetzen, sind Stakeholder*innen deutlich eher bereit, sich auf diese einzulassen.

STAKEHOLDER*INNEN VERSTEHEN

Ein guter Ausgangspunkt ist das Bewusstsein dafür, dass viele kommunale Entscheidungsträger*innen unter politischen, finanziellen und institutionellen Zwängen handeln. Sie stehen häufig unter Druck, Kontroversen zu vermeiden, mit begrenzten Budgets zu arbeiten und gleichzeitig das Vertrauen der Öffentlichkeit zu bewahren. Wenn du mit großer Begeisterung über KI sprichst, kann das daher unbeabsichtigt Unsicherheit oder Distanz erzeugen. Effektiver ist es, zunächst die Perspektive deiner Gesprächspartner*innen zu verstehen: ihre Verantwortlichkeiten anzuerkennen und aufzuzeigen, dass die von dir geplanten Aktivitäten sicher, realistisch und öffentlich vertretbar gestaltet werden können. Eine gute Vorbereitung kann dabei helfen. Informiere dich darüber, welche Projekte zuletzt gefördert wurden, welche Ziele aktuell in den Bereichen Bildung, Kultur oder Digitalisierung verfolgt werden und wo sich Anknüpfungspunkte für deine Ideen ergeben.

Gespräche funktionieren besonders gut, wenn KI nicht als Zukunftsthema, sondern als bereits wirksamer Bestandteil des Alltags von Bürger*innen beschrieben wird. Viele Bibliotheken erhalten schon heute täglich Anfragen von Nutzer*innen zu generativen Tools, automatisierten Services oder zur Verlässlichkeit von Online-Informationen. Wenn du dich auf diese alltäglichen Beobachtungen beziehst, wird KI zu einem praktischen Thema statt zu einer abstrakten Zukunftsvision. So erkennen Stakeholder*innen, dass der Handlungsbedarf unabhängig davon besteht, ob die Bibliothek aktiv wird – und dass die Rolle der Bibliothek darin liegt, verantwortungsvoll darauf zu reagieren zu können.

DIE BIBLIOTHEK ALS VERTRAUENSWÜRDIGE INSTITUTION POSITIONIEREN

Ebenso wichtig ist es, die Rolle der Bibliothek klar zu definieren. Von Bibliothekar*innen wird in der Regel nicht erwartet, Expert*innen für KI-Technologie zu sein, und diese Erwartungshaltung solltest du auch nicht erzeugen. Der Wert von Bibliotheken liegt vielmehr darin, dass sie zugängliche und vertrauenswürdige Orte sind. Ihre Stärke liegt in der Förderung von Medienkompetenz, lebenslangem Lernen und diskriminierungsfreiem Zugang zu Informationen. Wenn du diesen Aspekt betonst, wird deutlich, dass es nicht darum geht, technische Expertise zu ersetzen, sondern Menschen im Umgang mit neuen Technologien zu begleiten. Diese Perspektive reduziert wahrgenommene Risiken und macht deutlich, dass Bibliotheken innerhalb ihres gesellschaftlichen Auftrags handeln.

ÜBER GEMEINSAME ZIELE SPRECHEN

Stakeholder*innen interessieren sich für Themen wie Inklusion, Chancengleichheit, Vertrauen in öffentliche Institutionen und die Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Gespräche werden dann besonders produktiv, wenn du geplante KI-Aktivitäten mit diesen Zielen verknüpfst. Wenn KI-Kompetenzen beispielsweise als Teil digitaler Teilhabe oder lebenslangen Lernens verstanden werden, fügen sie sich nahtlos in bestehende kommunale Strategien ein. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit für Unterstützung, da deine Initiative nicht als neues, isoliertes Thema wahrgenommen wird, sondern als Ergänzung bestehender Prioritäten.

SICHERHEIT UND VERANTWORTUNG SICHTBAR MACHEN

Ein häufiger Grund für Zurückhaltung im Umgang mit KI ist die Sorge vor Risiken. Deshalb ist es wichtig, Verantwortung sichtbar zu machen. Eine ruhige und sachliche Darstellung, inwiefern geplante Aktivitäten schrittweise, transparent und mit Fokus auf Aufklärung gestaltet sind, kann Vertrauen schaffen. Wenn deutlich wird, dass keine sensiblen Daten eingesetzt und keine komplexen Systeme implementiert werden, sondern es vor allem um Orientierung und Wissenstransfer geht, nehmen Bedenken oft ab. Der Fokus sollte auf Bildung, Begleitung und kritischem Verständnis liegen.

ZUHÖREN UND GEMEINSAM KOMMUNIZIEREN

Zuhören spielt in diesen Gesprächen eine zentrale Rolle. Statt mit fertigen Konzepten in Gespräche zu gehen, ist es oft hilfreicher, gezielt nach Perspektiven zu fragen. Wenn Stakeholder*innen ihre Beobachtungen, Erfahrungen und Einschätzungen einbringen können, entsteht ein gemeinsamer Dialog. Exemplarische Fragen könnten sein: Welche Entwicklungen beobachten sie in der Community? Welche Sorgen werden an sie herangetragen? Wo sehen sie Wissenslücken? Wenn Stakeholder*innen in die Entwicklung von Ideen einbezogen werden, steigt die Bereitschaft zur Unterstützung. Aus einem Überzeugungsversuch wird so eine Zusammenarbeit.

Wenn es dann um konkrete Maßnahmen geht, zahlt sich Zurückhaltung aus. Kleine, niedrigschwellige Formate wirken oft realistischer und leichter umsetzbar. Erste Schritte können etwa in Einführungsveranstaltungen, Diskussionsformaten oder Informationsangeboten bestehen. Solche Aktivitäten als Pilotprojekte zu präsentieren, die gemeinsam reflektiert und weiterentwickelt werden, signalisiert Verantwortungsbewusstsein und Professionalität. Gerade in Bezug auf Ressourcen wird ein vorsichtiges Vorgehen häufig positiv bewertet.

Auch die Sprache spielt eine wichtige Rolle. Technische Fachbegriffe können schnell Distanz erzeugen oder Unsicherheiten verstärken. Eine klare und alltagsnahe Sprache macht Themen zugänglicher und unterstützt Vertrauen – und Vertrauen ist zentral für Beziehungen zu Stakeholder*innen. Anstelle technischer Begriffe wie „Algorithmen“ oder „Modelle“ kann es sinnvoll sein, von digitalen Werkzeugen oder automatisierten Prozessen zu sprechen.

Gespräche sollten idealerweise mit einer Einladung zur Zusammenarbeit enden, nicht mit einer Bitte um Zustimmung. Wenn deutlich wird, dass du gemeinsam Lösungen entwickeln möchtest und dich an bestehenden Prioritäten orientierst, sind Stakeholder*innen offener für den weiteren Austausch. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln – nicht sofort eine endgültige Entscheidung zu erreichen. Es ist wichtig, sich nicht entmutigen zu lassen, wenn ein erstes Gespräch oder eine erste schriftliche Kontaktaufnahme noch keine konkreten Ergebnisse bringt. Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, reflektiere deinen Ansatz und gehe erneut in den Dialog.

STAKEHOLDER*INNEN STRATEGISCH BETRACHTEN

Nicht alle Stakeholder*innen haben dieselben Interessen oder denselben Einfluss. Manche legen mehr Wert auf Außenwirkung, andere auf Arbeitsaufwand oder gesellschaftliche Effekte. Wenn du diese Unterschiede berücksichtigst, kannst du deine Kommunikation gezielt anpassen. Oft reicht es, aufmerksam zuzuhören und die Perspektive deines Gegenübers ernst zu nehmen.

Im Zentrum all dieser Überlegungen steht ein grundlegender Gedanke: Bibliotheken setzen sich nicht für KI als Technologie ein, sondern für die Menschen, die mit technologischen Veränderungen umgehen müssen. Wenn dieser Unterschied klar wird, verschiebt sich der Fokus weg von Innovation hin zu öffentlichem Auftrag – und genau dort treffen sich die Interessen von Bibliotheken und Kommunen. Neue Aktivitäten sollten daher nicht um ihrer selbst willen vorgeschlagen werden, sondern immer im Hinblick auf den konkreten Nutzen für die lokale Community und die eigene Einrichtung.