Stellenausschreibung Verwaltung

Ihre Aufgaben

Als Verwaltungsleitung verantworten Sie die administrativen, finanziellen, personellen und infrastrukturellen Prozesse des Instituts und beraten die Institutsleitung in allen Verwaltungsangelegenheiten.

Finanzen und Controlling

• Finanzcontrolling: Zuständig für das Monitoring des Institutsbudgets, Überwachung von Planzielen, Koordinierung von Hochrechnung und Planungen am Institut, Zuständig für die Aussteuerung des Budgets zum Jahresende in enger Abstimmung mit der Institutsleitung
• Sicherstellung ordnungsgemäßer Buchhaltungs-, Kassen- und Zahlungsprozesse, inkl. Zuständigkeit für Kassenprüfungen
• Zuständig für die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen des Verwaltungsbereichs
• Verantwortung für Liquiditätsmanagement und Finanzcontrolling, inkl. Erstellung von Finanzplanungen, Hochrechnungen und Analysen
• Sicherstellung ordnungsgemäßer Buchhaltungs-, Kassen- und Zahlungsprozesse
• Verantwortung für Liquiditätsmanagement und Finanzcontrolling
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie relevanter gesetzlicher Vorgaben
• Steuerung und Überwachung des Jahresabschlussprozesses in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen
• Beratung der Institutsleitung in wirtschaftlichen und finanziellen Fragestellungen

Personalmanagement

• Fachliche und organisatorische Verantwortung für die Personalverwaltung
• Sicherstellung der Einhaltung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften
• Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Personalaktenführung und Vertragsmanagement
• Mitwirkung bei Personalplanung, Personalentwicklung und Recruiting-Prozessen
• Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen
• Steuerung der Personalbudgetplanung und des Personalkostencontrollings

Recht, Compliance und Beschaffung

• Beratung der Institutsleitung bei rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Fragestellungen, Vorantreiben und Klärung von Status- und Steuerfragen des Instituts in enger Abstimmung mit IL  inkl. Kommunikation mit Anwalts- und Steuerkanzleien und lokalen Behörden
• Kommunikation zu Behörden, Banken, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und weiteren externen Partnern des Verwaltungsbereichs
• Sicherstellung der Einhaltung interner Compliance- und Governance-Vorgaben inkl. der Konzipierung und Durchführung von Schulungen für das Institut
• Mitwirkung bei der Bearbeitung von Anfragen im Rahmen von externen/internen Prüfungen und Audits
• Verantwortung als Datenschutzbeauftragte*r des Instituts u.a. Zuständig für Verfahrensverzeichnis und Löschkonzepten 
• Verantwortung für Vertragsmanagement und Beschaffungsprozesse nach den Richtlinien des Goethe-Instituts

Gebäudemanagement, Sicherheit und Infrastruktur

• Liegenschaftsverwaltung: Zuständig für ASR-Programme, Instandhaltung, Baumaßnahmen, Ausstattung, Inventarisierung, Aussonderung, IT-Infrastruktur, Brandschutz, Zuständig für Lager- und Büromaterialmanagement
• Zuständig für den Einkauf im Bereich Verwaltung inkl. Durchführung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen für das Institut
• Zuständig für das Prozessmanagement im Bereich Operation (u.a. Nutzung Dienstwagen, technische Veranstaltungsunterstützung, Rezeption, Reinigung, Import, Export, Zollabfertigung) inkl. Einsatzplanung & disziplinarische Führung der Mitarbeitenden im Service- und Infrastrukturbereich, Mitwirkung bei der Optimierung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe in der Verwaltung, Aktualisierung der schriftlichen Dokumentation interner Verwaltungsprozesse
• Steuerung externer Dienstleister in den Bereichen Sicherheit, IT, Reinigung, Gartenpflege und Gebäudetechnik
• Verantwortung für Sicherheits-, Notfall- und Arbeitsschutzprozesse des Instituts, inkl. Überwachung der sicherheitstechnischen Vorgaben in Ruanda/Kigali
• Sicherstellung eines wirtschaftlichen und nachhaltigen Ressourcenmanagements

Führung und Organisationsentwicklung

• Fachliche Führung und Weiterentwicklung des Verwaltungsteams
• Optimierung administrativer Prozesse und interner Abläufe
• Unterstützung der Institutsleitung bei Strategie-, Organisations- und Veränderungsprozessen
• Aktive Mitgestaltung der Weiterentwicklung des Goethe-Instituts Ruanda
• weitere Aufgaben können nach Bedarf anfallen

 
Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Betriebswirtschaft, Public Administration, Finanzwesen, Rechtswissenschaften oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Personal oder Controlling
• Erfahrung in einer Führungsfunktion ist von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse im Finanzmanagement sowie im Personal- und Vertragswesen
• Ausgeprägte analytische und strategische Fähigkeiten
• Hohe Integrität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit in einem internationalen Umfeld
• Hohe Belastbarkeit sowie interkulturelle Kompetenz
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Niveau B2)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse des Kinyarwanda sind von Vorteil
• Für nicht-rwandische Bewerber*innen: gültige Arbeitserlaubnis für Ruanda oder die Voraussetzungen zu deren Erlangung

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit großem Gestaltungsspielraum
• Mitarbeit in einem internationalen und vielfältigen Arbeitsumfeld
• Enge Zusammenarbeit mit der Institutsleitung sowie regionalen und internationalen Kolleg*innen des Goethe-Instituts
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Eine marktgerechte Vergütung nach dem lokalen Vergütungssystem des Goethe-Instituts

Bewerbung
Bitte senden Sie folgende Unterlagen:

• Tabellarischer Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Hochschulzeugnisse und relevante Arbeitszeugnisse
• Nachweis der Deutschkenntnisse
• Gegebenenfalls Nachweis einer gültigen Arbeitserlaubnis für Ruanda
• Weitere relevante Nachweise

per E-Mail an assistant-kigali@goethe.de mit dem Betreff:
Bewerbung Verwaltungsleitung 2026

Bewerbungsschluss ist der 13.09.2026.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt werden. Nur Bewerber*innen, die die Anforderungen der Stelle erfüllen, werden für das weitere Auswahlverfahren in Betracht gezogen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.