El Goethe-Institut de cada país se encarga de elegir qué solicitudes optarán al programa de ayuda. En el caso de que su proyecto sea seleccionado, éste también se encarga de remitirlo a la Central del Goethe-Institut en Múnich junto a un informe. Allí una comisión determina si se concede la subvención y en caso positivo, fija la suma destinada a cada proyecto.
La comisión se reúne cuatro veces al año en las siguientes fechas:
- Principios de febrero: recepción de solicitudes hasta el 1 de diciembre
- Finales de abril: recepción de solicitudes hasta el 1 de marzo
- Finales de julio: recepción de solicitudes hasta el 1 de junio
- Principios de noviembre: recepción de solicitudes hasta el 15 de septiembre
En el caso de las solicitudes para obras de no ficción y del área de humanidades la comisión tomará una decisión únicamente en sus sesiones en febrero y julio.