Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d)

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit.

Wir suchen ab 01.10.2026 oder später eine engagierte und serviceorientierte Assistenz für den Bereich Empfang, Kursverwaltung und administrative Unterstützung im Sprachkursbüro. Die Beschäftigung mit einem Umfang von 40 Stunden/Woche ist befristet auf 2 Jahre mit der Möglichkeit der Verlängerung.

Aufgaben:
Empfangstätigkeiten (Dienstliches Hauspersonal 50% Beschäftigungsumfang):

• Erteilung von Auskünften und Beratung von Besuchern, Telefonauskunft und -vermittlung, Pflege des allgemeinen Info-Emailkontos
• Aufsicht und Überwachung des Empfangs und der Galerie
• Transportaufträge an Drittfirmen vor Ort, in Absprache mit der Verwaltung
• Abteilungsübergreifend: Bestellung von Büromaterial, Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Bewirtung von Besucher*innen, Rechercheaufgaben

Kursverwaltung und Assistenz Sprachkursbüro (Sachbearbeitung 50% Beschäftigungsumfang):

• Einfache Erstberatung für Sprachkurse und Prüfungen
• Unterstützung bei der Anmeldung für Deutschkurse einschließlich Einschreibung, Lehrbuchverkauf und Zahlung
• Datenpflege im Verwaltungssystem (OSKA)
• Mitarbeit in der Kursverwaltung, Koordination und Vorbereitung der Kursräume, Prüfungssicherheit
• Punktueller Einsatz in der Aufsicht bei Deutschprüfungen

Anforderungen:

• Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Kantonesisch
• Sehr gute, nachgewiesene Deutschkenntnisse bzw. Bereitschaft, sich sehr gute Deutschkenntnisse außerhalb der Arbeitszeit anzueignen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Mandarin von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, freundliches, professionelles und souveränes Auftreten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in das institutseigene Verwaltungssystem einzuarbeiten
• Sehr gute Organisations-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben lösungsorientiert auch unter Zeitdruck zu erledigen
• Hohe Flexibilität sowie zuverlässige, pünktliche und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägter Aufmerksamkeit für Details
• Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• eine auf zwei Jahre befristete Festanstellung mit der Aussicht auf Verlängerung
• Vergütung und Arbeitsbedingungen, die guten lokalen Standards entsprechen: Arbeitswoche von 5 Tagen inkl. Samstag, 13. Monatsgehalt, 20 Urlaubstage pro Jahr, MPF, Krankenversicherung

Bewerbungsverfahren
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen als eine PDF mit max. 5 MB), bevorzugt in deutscher Sprache, per E-Mail bis spätestens 15. September an Frau Ying Cui, Verwaltungsleiterin, Ying.Cui@goethe.de. Bitte vermerken Sie „Bewerbung Rezeption“ in der Betreffzeile.