Beauftragte*r für die Verwaltung
(Vollzeit)

Einstellungstermin | 01.02.2026

Möchten Sie in einem internationalen Umfeld arbeiten, Verwaltungsprozesse professionell koordinieren und zur Weiterentwicklung eines renommierten Kulturinstituts beitragen? Arbeiten Sie gerne in einem dynamischen Umfeld mit einem engagierten Team? Dann bewerben Sie sich beim Goethe-Institut Hanoi!

Wir suchen zum 01.02.2026 eine*n **Beauftragte*r für die Verwaltung** in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit. Darüber hinaus vermitteln wir ein umfassendes Deutschlandbild durch Information über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben.

Ihre Aufgaben

In enger Zusammenarbeit mit der Verwaltungsleitung übernehmen Sie verantwortliche Aufgaben in komplexen administrativen, finanziellen und organisatorischen Bereichen und tragen maßgeblich zur professionellen, effizienten und regelkonformen Steuerung des Instituts bei.

Finanzen, Controlling & Steuerung:

• Eigenverantwortliche Vorprüfung von Zahlungs‑, Vertrags‑ und Abrechnungsunterlagen.
• Erstellung komplexer Auswertungen, Prognosen und Berichte als Entscheidungsgrundlage für die Verwaltungsleitung und Institutsleitung.
• Mitwirkung an der Budget‑ und Liquiditätssteuerung im internationalen Kontext des Goethe‑Instituts.
• Unterstützung bei Jahres‑ und Zwischenabschlüssen sowie Analyse von Kostenentwicklungen, Wirtschaftlichkeit und Abweichungen.

Vertrags‑, Beschaffungs‑ und Compliance‑Management:

• Prüfung komplexer Vertragsunterlagen sowie Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und Freigaben.
• Mitwirkung an Beschaffungs‑ und Vergabeprozessen gemäß den Grundsätzen Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Dokumentationspflicht.
• Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Verwaltungs‑ und Compliance‑Prozessen sowie internen Kontrollmechanismen.

Aktive Mitgestaltung bei der Einführung des digitalen Verwaltungssystems (DIVE):

• Mitsteuerung bei der Einführung des neuen digitalen Verwaltungssystems DIVE, einschließlich der Identifikation von Optimierungspotenzialen, der Aufnahme von Anforderungen sowie der Mitarbeit bei Tests, Schulungen und Rollout.
• Mitwirkung am Aufbau durchgängiger, medienbruchfreier Abläufe über alle Fachbereiche hinweg (Kultur, Sprache, Bibliothek, Verwaltung).
• Vermittlung eines gemeinsamen Prozessverständnisses im Institut zur Sicherstellung effizienter, transparenter und integrierter Abläufe.

Personalverwaltung & Steuerung:

• Unterstützung der Personalverwaltung für lokale Beschäftigte und Lehrkräfte (Vertragswesen, Personalaktenführung, administrative HR‑Prozesse).
• Verantwortliche Vorbereitung personalrelevanter Unterlagen für Gehaltsabrechnung, interne Kontrollen und externe Prüfungen.
• Steuerung und Koordination des Diensthauspersonals, einschließlich Einsatzplanung, Aufgabenverteilung und Qualitätssicherung im täglichen Betrieb.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung personalbezogener Prozesse, inkl. Compliance‑ und Dokumentationsanforderungen sowie Schnittstellenkommunikation mit Fachabteilungen und externen Dienstleistern.

Organisation & Vertretung:

• Koordination interner Abläufe und fachübergreifender Prozesse in der Verwaltung.
• Mitarbeit an Organisationsentwicklung, Strukturfragen und institutsweiten Projekten.
• Stellvertretung der Verwaltungsleitung sowie Übernahme delegierter Entscheidungsbefugnisse.
• Sicherstellung einer zuverlässigen, fristgerechten und qualitätsgesicherten Abwicklung administrativer Prozesse.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise im Bereich Verwaltung, Management, Finanzen oder ähnlichen Fachrichtungen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung, Finanzwesen, Controlling oder Organisationskoordination.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse oder Bereitschaft zur Einarbeitung.
• Gute Kenntnisse der lokalen administrativen Rahmenbedingungen (Steuern, Sozialversicherung, etc.).
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und interkulturelle Kompetenz.
• Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und selbstständigem Arbeiten.

Vergütung und Arbeitsvertrag entsprechen den lokalen Standards mit guten sozialen Zusatzleistungen des Arbeitgebers. Für Rückfragen steht Ihnen gern Herr Quoc Thinh Nguyen, Verwaltungsleiter des Goethe-Instituts Hanoi, per E-Mail unter QuocThinh.Nguyen@goethe.de zur Verfügung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen) auf Deutsch ausschließlich in elektronischer Form und mit dem Stichwort „Bewerbung Beauftragte*r für die Verwaltung“ in der Betreffzeile Ihrer E-Mail bis spätestens 31.12.2025 an bewerbungen-hanoi@goethe.de