DIE AUFGABEN UMFASSEN

1. Finanzwesen:
· Organisation der Buchhaltung und Überwachung finanzieller Abläufe: Kassen- und Wirtschaftsprüfungen sowie Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse, Unterstützung der Leitung im Berichtswesen
· Erstellung der finanziellen Institutsplanung sowie der Budgetplanung und –Überwachung, Einhaltung haushaltsrelevanter Bestimmungen
· Liquiditätsmanagement & Abwicklung des Zahlungsverkehrs

2. Personalwesen:
· Zuständig für Personalverwaltung einschließlich der Einhaltung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Bedingungen des Gastlandes
· Personalangelegenheiten, inklusive der Erstellung von Arbeitsverträgen, örtlicher Arbeitsbedingungen und Vergütungsschemata, Lohn- & Gehaltsabrechnungen
· Mitwirkung bei Planung und Steuerung der Personalressourcen sowie bei Einstellungen und weiteren Personalmaßnahmen
· Wohlbefinden am Arbeitsplatz, Arbeitsschutz und Personalentwicklungsmaßnahmen
· Führung und Organisation der Arbeitsabläufe des Verwaltungsteams

3. Liegenschaftsverwaltung und Sicherheit, Rechtsangelegenheiten, Beschaffung:
· Liegenschaftsmanagement, Steuerung von Bauunterhalt und Baumaßnahmen, Umsetzung der Sicherheitsvorschriften (Brand- und Arbeitsschutz, Arbeits- & Gesundheitsschutz, Krisenmanagement)
· Vergaben nach öffentlichem Vergaberecht und Vertragswesen inklusive Beschaffung und Aussonderung
· Rechtsangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
· Mitwirkung bei Klärung von Statusfragen, Kontakt mit lokalen Behörden

WIR ERWARTEN

· Gründliche Fachkenntnisse, die durch mehrjährige praktische Berufserfahrung und zusätzliche Fachausbildung/Lehrgänge erworben wurden. Dies beinhaltet:
Betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Kenntnisse der Finanzbuchhaltung
· Sehr gute deutsche und finnische Sprachkenntnisse, gute Englischkenntnisse
· Gute Kenntnisse des finnischen Arbeitsrechts & Steuerrechts
· Erfahrungen mit dem deutschen Haushaltsrecht von Vorteil
· IT-Affinität, gute Kenntnisse SAP und MS Office (insbesondere Excel)
· Hohe Belastbarkeit, selbstständiges, zuverlässiges Arbeiten
· Nachgewiesene Management- und Personalführungskompetenz
· Durchsetzungsstärke, souveräner Umgang mit komplexen Zusammenhängen und parallelen Prozessen
· Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Flexibilität, interkulturelle Kompetenz
· Bereitschaft zu Dienstreisen in Finnland und Ausland

WIR BIETEN

· Ein abwechslungsreiches, vielseitiges und kollegiales Arbeitsumfeld im deutschen Kulturinstitut
· Fortbildungsmöglichkeiten in Deutschland und in der Region Europa II
· Eine enge Kooperation in der nordischen Institutsgruppe
· Austausch mit Kolleg*innen weltweit
· Wir bieten ein unbefristete Stelle im Umfang zwischen 0,75 - bis 1,0 Vollzeitbeschäftigung.
· Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu teilweisem Homeoffice
· Das Monatsgehalt für die Position beträgt ca. 4000 – 4700 EUR, abhängig von den Kenntnissen und der bisherigen Berufserfahrung.

Das Goethe-Institut steht für die Vielfalt aller Mitarbeiter*innen. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Geschlecht, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

BEWERBUNGSVERFAHREN

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und Lebenslauf) bis Montag 8.6.2026 per E-Mail mit dem Betreff „Verwaltungsleiter*in“ auf Deutsch oder Finnisch ausschließlich an bewerbungen-helsinki@goethe.de. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, für welchen Stellenumfang Sie sich interessieren.

Bewerbungsgespräche zwischen 12.-16.6.2026.

DATENSCHUTZ

Bewerbungsdaten werden selbstverständlich vertraulich behandelt, nur für diese Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Sie erklären sich, gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung, Art. 6 Abs. 1 lit. a mit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Bewerbung einverstanden. Sie können Ihrer Einwilligung jederzeit widersprechen, falls Sie Ihre Bewerbung zurückziehen möchten. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an folgende E-Mail-Adresse: bewerbungen-helsinki@goethe.de. Ihre Bewerbungsdaten werden dann gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Webseite.