Die Aufgaben umfassen:
- Finanzwesen: Mitwirkung bei Erstellung der Institutsplanung sowie der Planung und Kontrolle des Budgets in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und dem Regionalinstitut. Zuständig für Abrechnungen, Kassenführung und Kassenprüfungen und Buchhaltung, Erstellen der Jahres- und Zwischenabschlüsse.
- Buchhaltung: Fachaufsicht für die Kassenführung, den Zahlungsverkehr und die ordnungsgemäße Buchung in SAP nach HGB.
- Personalwesen: Zuständig für die Personalverwaltung inklusive der monatlichen Gehaltsabrechnungen, einschließlich der arbeits- und steuerrechtlichen sowie der sozialversicherungsrechtlichen Bedingungen in London, Mitwirkung bei der Planung und Steuerung der Personalressourcen am Institut, Mitwirkung bei Einstellung und weiteren Personalmaßnahmen, Arbeitsverträge und Vergütungsschema, zuständig für Mitarbeiterführung und Personaleinsatz innerhalb des Arbeitsbereichs Verwaltung.
- Organisation und Berichtswesen: Unterstützung der Institutsleitung bei der ordnungsgemäßen Handhabung und Durchführung des Berichtswesens, Organisation von internen Arbeitsabläufen am Institut.
- Recht und (Arbeits-) Sicherheit: Überwachung der Einhaltung der lokalen Sicherheitsvorschriften (insbesondere Health and Safety), Miet-, Kauf-, Leasing- und Versicherungsverträge, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Statusfragen sowie bei Fragen des Arbeitsrechts in Abstimmung mit der Institutsleitung.
- Liegenschaft und Beschaffung: Zuständig für die Liegenschaftsangelegenheiten, ggf. Baumaßnahmen, Ausstattung und deren Inventarisierung und Aussonderung; Vertragswesen allgemein und Ansprechpartner/in bei Fragen zur Auftragsvergabe, Beschaffungsordnung und Compliance-Richtlinien des Goethe-Instituts, sowie zuständig für Koordination, Organisation und Optimierung aller inneren Abläufe.
Anforderungen:
- Relevante Berufserfahrung im Bereich Verwaltung
- Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (z.B. BWL) oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Anwenderkenntnisse SAP erwünscht
- Ausgeprägte Arbeitsorganisation und Managementkompetenz
- Hohe soziale und interkulturelle Kompetenz, Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Erweiterung von Fachkenntnissen (interne Planungs- und Steuerungsinstrumente des Goethe-Instituts)
Wir bieten:
Dies ist eine Vollzeitstelle mit einem Beschäftigungsumfang von 39 Stunden pro Woche. Die Tätigkeit wird gemäß dem aktuellen Vergütungsschema für lokal Beschäftigte der Goethe-Institute in Großbritannien vergütet. Das Einstellungsgehalt liegt in der Spanne von £44.088,48 - £46.773,48 p.a. in Abhängigkeit von der Berufserfahrung. Der Jahresurlaub beträgt 26 Tage plus Feiertage. Das Goethe-Institut London stellt einen Beitragsplan für eine private Rentenversicherung zur Verfügung und organisiert Fortbildungen zur Förderung der persönlichen und beruflichen Weiterbildung.
Wichtige Hinweise zum Bewerbungsverfahren:
- Das Goethe-Institut steht für die Vielfalt aller Mitarbeiter*innen. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Geschlecht, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.
- Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.
- Das Goethe-Institut strebt auf allen Hierarchieebenen und Entgeltstufen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis an.
