Sachbearbeiter*in Programmarbeit und Assistenz Institutsleitung
Rom

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit.

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig folgende Tätigkeiten:

• Unterstützung der Institutsleitung: Sie führen den Terminkalender der Institutsleitung, koordinieren Termine, organisieren Reisen, wickeln Abrechnungen ab, übernehmen den Empfang und die Betreuung von Gästen 
• Vertrags- und Förderungsmanagement: Sie prüfen Projektanträge und -berichte sowie Verwendungsnachweise in Hinblick auf ihre Konformität mit den Förderrichtlinien. Sie erstellen Zuwendungsbescheide. Sie unterstützen aktiv bei der Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, der Einreichung von Förderanträgen und der Erstellung von Projektberichten
• Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen das Team der Programmabteilung bei der Vorbereitung und Durchführung von Kulturveranstaltungen, wie z. B. der Koordination von Abläufen, der Vorbereitung von Räumlichkeiten, die Beauftragung und Betreuung von Dienstleistern, die mündliche und schriftliche Kommunikation mit Partnern oder Dienstleistern (auf Deutsch, Italienisch und gelegentlich auf Englisch), die Vorbereitung von Präsentationen
• Finanzadministration: Sie helfen bei der Kontierung von Rechnungen und unterstützen die administrative Abwicklung von finanziellen Prozessen im Sinne der Buchhaltungsprinzipien

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Event- oder Kulturmanagement, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich
• Sie haben fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise als Assistenz der Geschäfts- oder Institutsleitung im kulturellen Bereich
• Sie zeichnen sich aus durch großes Organisationstalent, Eigeninitiative, eine präzise Arbeitsweise, Lösungsorientierung und sehr hohe Verlässlichkeit.
• Sie haben Freude daran, mit vielen unterschiedlichen Menschen zu kommunizieren. Sie verfügen über ein sicheres Auftreten und diplomatisches Geschick. Sie kennen sich bei protokollarischen Fragen gut aus.
• Sie sind belastbar, flexibel und bereit, sich bei Bedarf den dynamischen Arbeitszeiten des Kulturbetriebs anzupassen (Abend- und Wochenendtermine)
• Sie verfügen über folgende Sprachkenntnisse:
• Deutsch: C2 (verhandlungssicher, muttersprachliches Niveau)
• Italienisch: C2 (verhandlungssicher, muttersprachliches Niveau)
• Englisch: C1 (verhandlungssicher)
• Sie bringen ein fundiertes Interesse an Kunst und Kultur mit. Die Arbeit in einem werteorientierten, internationalen Umfeld begeistert Sie

Wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit adäquater Bezahlung nach derzeit am Goethe-Institut Rom gültigen Musterarbeitsvertrag und nach aktuellem Vergütungsschema
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer renommierten internationalen Kultureinrichtung
• ein inspirierendes, mehrsprachiges Arbeitsumfeld in einem engagierten und kollegialen Team
• die Möglichkeit, aktiv an der Organisation von kulturellen Projekten mitzuwirken
• ein Umfeld mit hoher Sensibilität für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie