Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Sie halten Abläufe am Laufen und behalten auch in bewegten Momenten den Überblick. Wenn Sie gern Verantwortung übernehmen und ein internationales Umfeld suchen, passen Sie perfekt zu uns.

Das erwartet Sie

• Sie koordinieren das Büro der Abteilungsleitung und sorgen für reibungslose Abläufe
• Sie planen Veranstaltungen und Workshops und begleiten deren Umsetzung
• Sie organisieren Dienstreisen und kümmern sich um die Abrechnung der Abteilungsleitung
• Sie wirken mit bei der Recherche, Aufbereitung und Bearbeitung von Anfragen an die Abteilungsleitung
• Sie unterstützen das Back Office, arbeiten mit bei der Pflege unseres Intranetauftritts und übernehmen Vertretungen im Team
• Sie erstellen Protokolle und halten wichtige Informationen zuverlässig fest

Das zeichnet Sie aus

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen Berufserfahrung im Assistenz‑ oder Office‑Management mit, idealerweise im Kultur‑ oder Bildungsbereich
• Sie organisieren gern, arbeiten strukturiert und behalten Prioritäten im Blick
• Sie formulieren klar, schreiben sicher und gehen souverän mit redaktionellen Aufgaben um
• Sie sind routiniert in der Nutzung von digitalen Tools und arbeiten gern im Team
• Sie kommunizieren professionell, handeln diskret und bewegen sich sicher in internationalen Kontexten
• Sie sprechen sehr gut Deutsch (C1) und gut Englisch; weitere Sprachen sind ein Plus

Das bieten wir Ihnen

• Zu Ihrem Gehalt bekommen Sie eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bieten wir Ihnen Gleitzeit, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit sowie den Zugang zu Kindertagesstätten
• Die Stelle ist grundsätzlich teilbar und kann daher sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit besetzt werden
• Wir bilden Sie individuell weiter und ermöglichen Ihnen Zugang zu unserer Digitalen Lernplattform und Bibliothek
• Unser modernes Bürogebäude mit Kantine liegt in der Stadtmitte und ist sehr gut an den ÖPNV angebunden
• Sie erhalten 30 Tage Urlaub, einen Zuschuss zum ÖPNV sowie vielseitige Gesundheitsangebote

Dafür stehen wir

Rund um den Globus verbinden wir Menschen nachhaltig in einem lebendigen Kultur- und Bildungsnetzwerk. Mit unseren Programmen fördern wir den interkulturellen Dialog, die kulturelle Teilhabe und stärken den Ausbau zivilgesellschaftlicher Strukturen. Dabei prägen Offenheit und Vielfalt unsere Angebote und Arbeitsweisen. Wir unterstützen und fördern Diversität als ein Schlüssel zu Verständigung und Vertrauen.

Chancengleichheit und Inklusion sind uns wichtig. Wir streben auf allen Positionen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis an und laden insbesondere auch Interessierte mit Schwerbehinderung ein sich zu bewerben. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unsere Schwerbehindertenvertretung, Barbara von Engelbrechten.

Haben wir Sie überzeugt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.