Referent/-in (m/w/d) der Vorständin Finanzen, Personal, Infrastruktur/ Kaufmännische Direktorin

Wir suchen ab dem 01.02.2027 für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung eine engagierte Person.

In dieser verantwortungsvollen Schlüsselposition fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Stabsgruppen und Organisation. Sie unterstützen die Vorständin Finanzen, Personal, Infrastruktur/ Kaufmännische Direktorin bei strategischen, politischen und kommunikativen Fragestellungen, koordinieren die angebundenen Stabsgruppen und bereiten entscheidungsrelevante Informationen und Handlungsoptionen für die Vorständin auf.

Das erwartet Sie

• Sie leiten und koordinieren das Vorstandsbüro, steuern die Arbeitsabläufe sowie die Terminplanung der Vorständin und stellen dabei die Berücksichtigung organisatorischer, politischer und fachlicher Anforderungen sicher
• Sie koordinieren und begleiten komplexe Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse zwischen der Vorständin, den Ressortbereichen und weiteren Stakeholdern, bereiten Besprechungen und Gremientermine vor und sorgen für eine verlässliche Nachverfolgung von Ergebnissen und Maßnahmen
• Außerdem analysieren Sie eingehende Anfragen und Vorgänge, bereiten Entscheidungsgrundlagen, Berichte und Stellungnahmen auf und übernehmen die eigenständige Steuerung sowie Koordination von Sonderaufträgen der Vorständin
• Sie beobachten und analysieren politische, gesellschaftliche und fachliche Entwicklungen im Zuständigkeitsbereich der Vorständin, bereiten relevante Informationen auf und entwickeln kommunikations- und politikrelevante Handlungsoptionen sowie Entscheidungsgrundlagen
• Darüber hinaus koordinieren Sie ressortübergreifende Kommunikationsprozesse, stimmen Stellungnahmen, Grußworte, Präsentationen, Briefings und weitere Kommunikationsmaßnahmen mit den zuständigen Fachbereichen sowie den verantwortlichen Stellen für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit ab
• Sie bereiten Gespräche und Termine mit Ministerien, Abgeordneten, Behörden, Verbänden und weiteren Institutionen vor, begleiten deren Nachbereitung und stellen die Pflege sowie Nachverfolgung politischer und institutioneller Kontakte, Vereinbarungen und Arbeitsaufträge sicher
• Sie koordinieren den Informations- und Abstimmungsfluss zwischen der Vorständin und den zugeordneten Stabsgruppen Recht, Datenschutz, Compliance/Integrität, Status und Steuern und bereiten fachliche Sachstände, Risiken sowie Handlungsoptionen auf
• Des Weiteren steuern Sie bereichsübergreifende Projekte und Sonderaufträge der Vorständin, koordinieren die Zusammenarbeit verschiedener Stabs- und Fachbereiche, erstellen Managementübersichten und Entscheidungsvorlagen und gewährleisten die Nachverfolgung von Beschlüssen, Maßnahmen und Fristen
• Sie stellen durch die kontinuierliche Abstimmung mit den zuständigen Bereichen, das Monitoring relevanter interner und externer Entwicklungen sowie die Dokumentation und Nachverfolgung von Entscheidungen, Vorgängen und Arbeitsaufträgen ein professionelles Informations- und Wissensmanagement sicher

Das zeichnet Sie aus

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (vorzugsweise in Kommunikationswissenschaften, Medienwissenschaften, Verwaltungswissenschaften, Public Management, Betriebswirtschaft oder vergleichbaren Fachrichtungen) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Leitungsassistenz, Büroleitung, Kommunikation, Medienarbeit oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion im Umfeld von Führungskräften mit
• Darüber hinaus überzeugen Sie durch ausgeprägte konzeptionelle, analytische und organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Urteilsvermögen bei komplexen Fragestellungen.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse politischer Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse sowie ein gutes Verständnis für politische, institutionelle und organisationsbezogene Zusammenhänge
• Außerdem verfügen Sie über Kenntnisse der strategischen und operativen Kommunikation, der Medien- und Öffentlichkeitsarbeit sowie der Stakeholder- und Netzwerkarbeit.
• Sie zeichnen sich durch eine sehr hohe schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenz aus und sind in der Lage, komplexe Sachverhalte adressaten- und situationsgerecht aufzubereiten
• Sie arbeiten selbstständig, beraten Führungskräfte souverän und treten auch in anspruchsvollen Situationen mit hoher Integrität, Vertraulichkeit, diplomatischem Geschick sowie sicherem Umgang mit digitalen Kommunikations- und Mediensystemen auf

Das bieten wir Ihnen

• Zu Ihrem Gehalt bekommen Sie eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bieten wir Ihnen Gleitzeit, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit sowie den Zugang zu Kindertagesstätten
• Wir bilden Sie individuell weiter und ermöglichen Ihnen Zugang zu unserer Digitalen Lernplattform und Bibliothek
• Unser modernes Bürogebäude mit Kantine liegt in der Stadtmitte und ist sehr gut an den ÖPNV angebunden
• Sie erhalten 30 Tage Urlaub, einen Zuschuss zum ÖPNV sowie vielseitige Gesundheitsangebot

Dafür stehen wir

Rund um den Globus verbinden wir Menschen nachhaltig in einem lebendigen Kultur- und Bildungsnetzwerk. Mit unseren Programmen fördern wir den interkulturellen Dialog, die kulturelle Teilhabe und stärken den Ausbau zivilgesellschaftlicher Strukturen. Dabei prägen Offenheit und Vielfalt unsere Angebote und Arbeitsweisen. Wir unterstützen und fördern Diversität als ein Schlüssel zu Verständigung und Vertrauen.

Chancengleichheit und Inklusion sind uns wichtig. Wir streben auf allen Positionen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis an und laden insbesondere auch Interessierte mit Schwerbehinderung ein sich zu bewerben. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unsere Schwerbehindertenvertretung, Barbara von Engelbrechten.

Haben wir Sie überzeugt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.